Диаграммы позволяют нам комфортно воспринимать информацию. Excel обладает широкими возможностями для создания диаграмм и графиков. А если добавить к диаграммам формулы, то тогда появляется дополнительная возможность для создания динамических отчетов и презентаций.
Рассмотрим, как применять формулы и условное форматирование в диаграммах Excel.
Примеры формул в диаграммах
Построим на основе ряда данных простой график с маркерами:
Если щелкнуть по любой точке графика, то в строке формул появится функция РЯД. Именно с ее помощью генерируются ряды данных всех диаграмм. Эта функция применяется только для определения значений точек на графиках. Просто использовать ее на рабочем листе невозможно.
Аргументы функции РЯД:
- Имя (название ряда данных, отображается в легенде; не обязательный аргумент);
- Подписи категорий (метки, появляющиеся на оси категорий; не обязательный аргумент);
- Значения (которые применяются для построения графика; обязательный параметр);
- Порядок (порядок значений в ряду данных; обязательный параметр).
Аргументы функции РЯД можно найти и изменить в диалоговом окне «Выбрать данные»:
Выделим элемент легенды «y» и щелкнем по кнопке изменить. В поле «Имя ряда» содержится аргумент функции «Имя»:
Название ряда данных – «y». Его можно менять.
В поле «Значения» — аргумент значений ряда данных.
Подписи горизонтальной оси – это аргумент функции РЯД «Подписи категорий»:
Так как наш график построен на основе одного ряда данных, то порядок равняется единице. Данный аргумент отражается в списке «Элементы легенды».
Аргументы функции РЯД допускают применение именованных диапазонов. Если воспользоваться данной возможностью, то можно создать динамическую диаграмму, быстро переключаться между данными одного ряда.
Присмотримся поближе к применению именованных динамических диапазонов при построении диаграмм.
Создание динамических диаграмм
Для имеющейся исходной таблицы с данными создадим именованные диапазоны: для первого столбца – категорий – «х»; для второго – точек данных – «у».
Открываем вкладку «Формулы» — нажимаем кнопку «Диспетчер имен».
В диалоговом окне жмем «Создать». Откроется окно «Создание имени». В поле «Имя» вводим имя диапазона. В поле «Диапазон» — формулу для ссылки на данные в первом столбце (=СМЕЩ(Лист1!$A$1;1;0;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$20)-1;1)).
Чтобы заголовок ряда данных не включался в именованный диапазон, за аргументами функции СЧЕТЗ ставим «-1». В качестве диапазона можно указывать весь столбец А – Excel быстро определяет пустые ячейки. В примере мы поставили лишь первые 20 ячеек.
Создаем именованный диапазон для второго столбца. По такому же принципу.
Теперь поменяем ссылки на ряд данных в графике именами динамических диапазонов. Вызываем диалоговое окно «Выбор источника данных». Выделяем элемент легенды и нажимаем «Изменить». Меняем ссылки в поле «Значения» на имя диапазона.
Далее жмем «Изменить подписи горизонтальной оси». Задаем для диапазона назначенной имя.
График остается прежним. Но если мы добавим в имеющуюся таблицу новые данные, они тут же попадут на диаграмму.
При работе с огромным массивом данных иногда нужно создать диаграмму только на основе некоторого количества последних значений в ряду. Чтобы формула выбирала только их, при формировании динамического именованного диапазона прописываем следующее: =СМЕЩ(Лист1!$A$1;СЧЁТЗ(Лист1!$A$1:$A$1000)-40;0;40;1). По такому же принципу – для столбца В.
Сколько бы данных мы ни добавляли в исходную таблицу, на графике будет показано только последние 40 значений.
Условное форматирование в диаграмме
Данный инструмент достаточно просто используется для обычных данных. Для диаграмм в Excel применить встроенное условное форматирование невозможно. Нужно идти другим путем.
Зачем это? Для улучшения восприятия информации. При изменении значений в исходных ячейках автоматически будет меняться цветовое исполнение диаграммы.
Выполнить условное форматирование в диаграммах можно с помощью макросов и формул. Рассмотрим второй способ.
На основании тех же исходных данных составим гистограмму:
Так выглядит диаграмма без форматирования. Нужно сделать следующим образом: отдельные столбики должны закрашиваться в определенный цвет в зависимости от значения.
Для условного форматирования требуется формула, которая определяет отформатированные ячейки.
Для каждого условия создадим отдельный ряд данных. Значения в исходной таблице находятся в диапазоне от 0,06 до 5,7. Создадим ряд для периодов 0-0,6; 0,6-1,6; 1,6-3; 3-4,6; 4,6-6.
Сформируем данные для гистограммы с условным форматированием. Диапазон условий внесем в строки 1 и 2. Заголовки – в строку 3. Формулы для заголовков:
Заполним колонки для диаграммы с условным форматированием. Воспользуемся формулой, которая будет отображать значения, находящиеся в диапазонах заголовков.
Источник данных для гистограммы – столбцы А и В. Нужно исключить колонку В и добавить вновь созданный диапазон С:F.
Теперь столбики диаграммы окрашены в разные цвета в зависимости от значения.
Укажите место для вставки формулы. Выберите команду Формула из группы Символы на вкладке Вставка, и в появившемся окошке Место для формулы начинайте создавать формулу путем выбора символов на появившейся вкладке Конструктор. Работа с формуламии ввода переменных и чисел.
Чтобы вернуться в Word, щелкните документ Word.
Для создания таблицы со сложным графическим форматированием, содержащей маркированные списки, нестандартные позиции табуляции, нумерацию, выступы, индивидуальное форматирование ячеек и ячейки с разбиением по диагонали, используйте Word.
Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст и рисунки. Обычно таблицы используются для упорядочения и представления данных, однако возможности таблиц этим не ограничиваются. Таблицы позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления. Кроме того, с помощью таблиц нетрудно создать привлекательные макеты страниц, расположив нужным образом фрагменты текста и рисунки.
Создание новой таблицы. Чтобы быстро создать простую таблицу, воспользуйтесь командой Вставить таблицу из Таблица в группе Таблица на вкладке Вставка. Для создания более сложных таблиц, содержащих, например, ячейки различной высоты или строки с разным числом столбцов, предназначен инструмент Нарисовать таблицу. Создание таблицы с помощью инструмента Нарисовать таблицу напоминает рисование прямоугольника на миллиметровой бумаге: сначала проводят линию по диагонали из одного угла таблицы в противоположный угол, чтобы определить внешнюю границу таблицы, а затем внутри нее рисуют строки и столбцы.
Инструмент Нарисовать таблицу позволяет также создавать таблицы внутри других таблиц, то есть вложенные таблицы. Такие таблицы особенно удобны в тех случаях, когда одна таблица служит для разметки страницы документа, а другая таблица используется для представления данных.
Для улучшения вида таблиц могут применяться такие способы, как добавление границ и заполнение ячеек с использованием различных цветов, узоров и заливки. Используйте команды из Конструктор и Макет на появившейся вкладке Работа с таблицами. Использование команды Автоподбор позволяет быстро придать таблице элегантный внешний вид.
При работе с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части в местах разрывов страниц. Чтобы представить в нужном виде данные, содержащиеся в таблице, занимающей несколько страниц, внесите в эту таблицу соответствующие изменения.
Повторение заголовка на каждой странице. Если у таблицы есть заголовок, можно использовать автоматическое повторение заголовка в верхней части каждой страницы.
Управление разбиением таблицы на части. Если разрыв страницы происходит в длинной строке, то по умолчанию часть строки переносится на следующую страницу. Имеется возможность запретить перенос части строки таблицы на другую страницу. Кроме того, можно задать места принудительных разрывов таблицы на страницы.
С помощью таблиц можно решить некоторые задачи, для выполнения которых обычно используются электронные таблицы. Примерами таких задач являются сортировка элементов таблицы в алфавитном или числовом порядке, а также по датам; суммирование строки или столбца чисел в таблице, а также выполнение других вычислений, таких как расчет среднего значения.
Две или более ячейки, расположенные в одной строке или одном столбце, можно объединить в одну ячейку. Например, путем объединения нескольких ячеек, расположенных в одной строке, нетрудно создать заголовок таблицы, общий для нескольких столбцов. Это можно сделать, используя ластик, или через правую кнопку мыши и пункт Объединение ячеек. Объединение нескольких ячеек в столбец позволяет создать вертикально ориентированный заголовок таблицы, общий для нескольких строк. Чтобы изменить ориентацию текста заголовка, нажмите кнопку Изменение направления текста.
Две или более ячейки, расположенные в одной строке или одном столбце, можно объединить в одну ячейку. Например, путем объединения нескольких ячеек, расположенных в одной строке, нетрудно создать заголовок таблицы, общий для нескольких столбцов. Это можно сделать, используя ластик, или через правую кнопку мыши и пункт Объединение ячеек. Объединение нескольких ячеек в столбец позволяет создать вертикально ориентированный заголовок таблицы, общий для нескольких строк. Чтобы изменить ориентацию текста заголовка, нажмите кнопку Изменение направления текста.
Для добавления строк и столбцов в таблицу выделите в таблице такое же количество строк или столбцов, сколько необходимо вставить. На панели инструментов Таблицы и границы щелкните стрелку справа от кнопки Добавить таблицу, а затем выберите нужный вариант команды Добавить.
Примечания. Можно также воспользоваться инструментом Нарисовать таблицу и нарисовать строку или столбец в нужном месте. Чтобы быстро добавить строку в конец таблицы, щелкните последнюю ячейку последней строки таблицы, а затем нажмите клавишу TAB. Чтобы добавить столбец справа от последнего столбца в таблице, щелкните документ справа от крайнего справа столбца таблицы. В меню Таблица выберите команду Добавить, а затем — команду Столбцы справа.
Добавление диаграммы к документу Word
Создание диаграммы осуществляется путем выбора команды Диаграмма из группы Иллюстрации на вкладке Вставка и последующем выборе типа объекта Диаграмма. Используя команды из появившихся вкладок Работа с диаграммами и Работа с таблицами можно ввести новые данные в таблицу, менять вид диаграммы и т.д.
Кроме того, можно создать диаграмму из таблицы Word или вставить в документ Word диаграмму Microsoft Excel.
Во многих плоских диаграммах существует возможность изменения типа диаграммы для всей диаграммы или отдельного ряда данных. В пузырьковых диаграммах изменяется тип только всей диаграммы. В большинстве объемных диаграмм изменение типа влияет на всю диаграмму. Для отдельных рядов объемных линейчатых диаграмм и трехмерных гистограмм можно выбрать конический, цилиндрический или пирамидальный тип диаграммы.
В Word дважды щелкните диаграмму, которую необходимо изменить. Если тип диаграммы следует изменить для отдельного ряда данных, выделите нужный ряд. Если тип диаграммы следует изменить для всей диаграммы, щелкните диаграмму.
На появившейся вкладках Работа с диаграммами выберите нужный тип диаграммы и другие нужные вам изменения.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Построение графиков и диаграмм
Построение графиков в Word 2007 стало еще проще и нагляднее.
Для начала построения диаграммы необходимо нажать кнопку "Диаграмма" на панели "Иллюстрации" ленты "Вставка".
В появившемся окне надо выбрать тип диаграммы и ее вид.
После этого, автоматически открывается окно программы Excel 2007, с набором некоторых стандартных значений для построения графика.
Необходимо ввести данные для построения графиков. При необходимости можно удалить, или добавить диаграмму.
После этого окно программы Excel 2007 можно закрыть.
В документе Word 2007 появится только что построенная диаграмма.
При этом в окне редактора появляется контекстный инструмент "Работа с диаграммами", содержащий три ленты: "Конструктор", "Макет", "Формат".
Рассмотрим контекстные инструменты для работы с диаграммами.
Лента "Конструктор" состоит из четырех панелей: "Тип", "Данные", "Макеты диаграмм", "Стили диаграмм". Основные операции, выполняемые этими инструментами: изменение вида диаграммы, ее данных и стиля.
Лента "Макет" содержит шесть панелей: "Текущий фрагмент", "Вставить", "Подписи", "Оси", "Фон", "Анализ". Эти инструменты предназначены для непосредственного оформления графиков диаграмм и отдельных элементов диаграммы. Для выбора элемента диаграммы служит выпадающий список "Текущий фрагмент".
Лента "Формат" содержит инструменты для придания диаграмме окончательного вида.
Не забывайте о контекстном меню окна диаграммы, содержащего большинство настроек.
Работа с формулами
В Word 2007 впервые за много лет появился специальный раздел панели управления, посвященный математическим формулам. Он вызывается командой Формула группы Символы вкладки Вставка.
После его нажатия в тексте появляется объект Формула, а в панели управления появляется новая вкладка Работа с формулами.
Группа Сервис предлагает команды для вставки готовых формул и их форматирования, а группы команд Символы и Структуры содержат математические символы и шаблоны для их взаимного расположения, позволяющие создавать формулы любой сложности:
Кроме того, в Word 2007, как и в более ранних версиях Word, для внесения математических формул можно использовать инструмент Microsoft Equation.
Для его запуска в текст необходимо вставить объект (вкладка Вставка, группа Текст, команда Объект). В открывшемся окне выберите тип объекта – Microsoft Equation 3.0 и нажмите Ок.
После этого в тексте появится новый объект, а так же независимая панель команд, аналогичная вкладке Работа с формулами.
Резервное копирование
В Word можно настроить создание резервной копии при каждом сохранении документа. Таким образом, в случае потери или повреждения файла, у вас будет всегда в наличии последняя сохраненная копия документа. Это версия документа сохраненного с помощью кнопки Сохранить или CTRL+S. Поэтому, если вы удалили исходный документ и не сохранили последние изменения, то в резервной копии такие изменения будут отсутствовать.
Для включения опции резервного копирования необходимо с помощью кнопки Office (в верхнем левом углу) в меню Параметры Word – Дополнительно в разделе Сохранить установить флажок напротив опции Всегда создавать резервную копию.
Резервные копии будут сохраняться там же где и исходный документ. Новая резервная копия, во время сохранения исходного документа, заменяет собой существующую резервную копию. Таким образом, у вас в каталоге всегда будет один исходный файл и одна резервная копия. Имя резервной копии присваивается автоматически и имеет вид Копия Имя_документа.wbk. Например, для исходного файла План.doxc резервная копия будет иметь вид Копия План.wbk.
Открывается резервная копия, как и обычный документ двойным кликом мышки, но для работы в ней необходимо ее сохранить в формате doxc с помощью пункта меню Сохранить как…
Оглавление
Интерфейс Microsoft Word 2007. 4
Работа с документами Word 2007. 11
Буфер обмена. 13
Работа со стилями в Word 2007. 19
Экспресс-стили Word 2007. 20
Общий список стилей Word 2007. 21
Создание и изменение стиля. 22
Работа со списками Word 2007. 25
Пример работа со стилями и списками Word 2007. 29
Оформление страниц Word 2007. 36
Параметры страницы.. 36
Разрывы страницы и раздела. 37
Фон страницы.. 39
Просмотр и печать документа Word 2007. 44
Режим просмотра документа. 45
Дополнительные элементы.. 47
Работа с несколькими документами. 48
Печать документов. 49
Колонтитулы и нумерация страниц Word 2007. 53
Настройка колонтитула. 54
Нумерация страниц. 55
Редактирование и рецензирование документов Word 2007. 58
Кнопка "Выноски":. 58
Добавление примечаний. 60
Защита документа. 61
Сравнение документов. 63
Работа со структурой документа Word 2007. 65
Сложное форматирование документов Word 2007. 69
Перекрестные ссылки. 70
Предметный указатель. 73
Таблицы Word 2007. 78
Создание таблицы в Word 2007. 78
Форматирование текста в таблице. 82
Оформление таблиц Word 2007. 84
Сортировка таблицы.. 89
Графические объекты Word 2007. 91
Создание графического примитива. 91
Форматирование графического объекта. 93
Группировка фигур. 98
Работа с надписями. 99
Объекты SmartArt 101
Вставка рисунков. 106
Коллекция Clip Art 109
Объекты WordArt 109
Диаграммы и формулы в Word 2007. 111
Построение графиков и диаграмм.. 111
Работа с формулами. 116
Резервное копирование. 117
Ярыгина Т.А.
Основы профессиональной работы с документами
в текстовом процессоре Microsoft Word 2007
