No Image

Электронная трудовая книжка 2018

СОДЕРЖАНИЕ
2 просмотров
11 марта 2020


С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.



Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Информация о работнике;
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • Место работы;
  • Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • Вид поручаемой работы;
  • Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • Причины прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:

Читайте также:  80 Бит информации это байт

1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;

3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

4) уведомление до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде .

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:

Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

– в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

– при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

– за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

– за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

– за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующим федеральным законом:

Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым вносятся изменения:

– в Трудовой кодекс Российской Федерации и устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

– Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 г. представлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников.

Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников

Проект формы СТД-ПФР для предоставления сведении о трудовой деятельности работника

Проект формы СТД-Р для сведений о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем

Третий законопроект № 748758-7 вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений, который внесен в Государственную Думу и принят 3 декабря 2019 г. в первом чтении.

Читайте также:  Путь к javaw exe

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

В Госдуму внесен пакет законопроектов о введении электронных трудовых книжек. Проекты федеральных законов предусматривают внесение изменений в Трудовой кодекс и в индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, а также определение административной ответственности для работодателей.

Одним из законопроектов предусмотрена возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде (сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основаниях прекращения трудового договора). Эти данные работодатели будут отправлять в информационную систему ПФР.

Работникам обеспечат несколько возможностей для получения информации о свой трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде:

  • по последнему месту работы;
  • в МФЦ;
  • в ПФР;
  • на портале госуслуг.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки нужно будет вести только для работников, которые успеют до конца 2020 года подать соответствующее письменное заявление. Всех остальных сотрудников переведут на электронный формат ведения трудовых, работодатель выдаст им бумажный документ на руки, так как будет освобожден от ответственности за его хранение.

Сотрудникам, поступающим на работу впервые, трудовую книжку оформлять не придется — все сведения будут вноситься в электронном виде.

Обязанность представления сведений в ПФР и сроки

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. В связи с этим индивидуальный лицевой счет пополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», где предусмотрены данные о месте работы, должности, периоде работы и т.д.

Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

Ответственность за непредставление сведений в ПФР

Законопроект предлагает наделить ПФР полномочием по передаче информации о правонарушениях в Роструд через единую систему межведомственного электронного взаимодействия. Под правонарушением подразумевается несоблюдение сроков по представлению сведений, передача неполной или недостоверной информации о трудовой деятельности работника.

За неоднократное нарушение сроков (два и более раза в течение года) работодателю грозит административная ответственность в виде предупреждения. Соответствующие изменения будут внесены в КоАП.

Зачем нужен переход на электронные трудовые?

Идея поэтапного введения электронных трудовых книжек в России была одобрена Кабинетом министров 28 июня 2018 года на заседании правительства. Тогда отмечалось, что введение электронной трудовой книжки подразумевает не просто перевод документа из бумажного в электронный формат, а создание базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека.

Читайте также:  Как выровнять в оглавлении номера страниц

У бумажной трудовой есть ряд недостатков: ее можно потерять или подделать, восстанавливать трудовой стаж с такой книжкой очень сложно. В то же время электронная трудовая обеспечит сохранность персональных данных в Пенсионном фонде, сократит издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, а также упростит процедуру трудоустройства удаленных работников.

Созданная база данных исключит необходимость предоставления сведений о трудовой деятельности и стаже при обращении за госуслугами. Чиновники обещают, что затраты работодателей на кадровое делопроизводство благодаря реализации проекта уменьшатся.

Подготовка законопроекта об электронной трудовой книжке была включена в первый этап проработки темы электронного кадрового документооборота в России.

Отмена трудовых книжек в 2018 году все же состоится. Об этом заявила вице-премьер российского правительства Ольга Голодец, которая отметила, что необходимость ввода электронной системы назрела уже давно. Тем не менее, из-за несогласованных позиций Министерства труда, профсоюзов и нескольких крупных работодателей запустить этот проект не представлялось возможным. Сейчас все противоречия урегулированы и с 1 января 2018 года все трудоустроенные граждане постепенно будут переводиться на современные электронные аналоги.

Наследие советских времен

Официально трудовая книжка с привычном для нас виде была введена в 1940 году. В период начала Великой Отечественной войны в нее вносили трудодни, от которых зависел продовольственный паек. Со временем этот документ прочно вошел в жизнь советских граждан, а после распада СССР – и в жизнь рядовых россиян. К примеру, без предъявления трудовой нельзя было получить пенсию, причем только с 2002 года ее размер стал зависеть не от стажа, а от времени поступления взносов в ПФРФ.

Без наличия трудовой книжки многие наниматели не имели право принимать на работу граждан, а в случае утери владельца документа ждала кропотливая процедура восстановления. Также в книжку вносились записи о причине увольнения (дисциплинарных взысканиях), в результате чего, если человек был лишен занимаемой должности «по статье», шансы найти аналогичную работу нередко сводились к нулю. Как только бумажные трудовые книжки отменят в 2018 году, все эти пережитки советского прошлого канут в лету, однако при этом как работодателям, так и наемным работникам придется столкнуться с новыми трудностями.

Плюсы нововведения

Как уже говорилось ранее, отмена трудовых книжек назревала давно и была продиктована объективной необходимостью. С введением электронной системы фиксации трудоустройства решается сразу несколько проблем:

  • снятие ответственности с работодателя за хранение документов;
  • снижение издержек на делопроизводство и оптимизация кадрового штата;
  • возможность оперативно «поднять» всю историю трудовой деятельности соискателя.

Огромные финансовые средства затрачивались работодателем для организации хранения трудовых книжек. К примеру, рассматриваемые бумажные документы обязательно должны были находиться в несгораемых сейфах, которые надежно запираются на ключ. Для внесения записей требовалось содержать отдел кадров и проводить с ними периодическое обучение. Теперь эта проблема решена, а просмотреть послужной список соискателя можно в течение нескольких часов. Служба безопасности компании или уполномоченный отдел отправляет запрос в электронную базу данных и оперативно получает подробную информацию о требуемом человеке.

Некоторые граждане не желают «марать» свой трудовой стаж определенной должностью, расценивая ее в качестве временного трудоустройства. В таком случае оформиться на работу можно по контракту, сведения о котором не планируется фиксировать в единой электронной базе. Необходимо помнить, что в этой ситуации отношения между сторонами регламентируются согласно контрактной форме найма.

Сложности реформы

Введение электронных трудовых книжек в 2018 году таит в себе ряд опасностей. К ним можно причислить:

  • отсутствие гарантий надежности новой системы;
  • необходимость «пробивать» потенциального сотрудника;
  • проблемы подтверждения трудового стажа (с недобросовестными нанимателями).

Изначально систему планируют опробовать на небольших предприятиях, численность которых не превышает 15 сотрудников. Далее в течение 2018 года будут подключать более крупные компании с численностью персонала от нескольких сотен до нескольких тысяч работников. Не секрет, что электронная база данных будет «сырой», причем никто не гарантирует ее безопасность. Некоторые специалисты уже сейчас заявляют, что опытные хакеры смогут без серьезных проблем взломать систему, после чего внести туда требуемую информацию или обнародовать полученные сведения.

Несмотря на возможность оптимизации штата, многим организациям все равно придется оставить должность в отделе кадров. Как предполагается, специально обученный человек (условно назовем его HR-менеджер) сможет «пробивать» по базе необходимого соискателя. Тем самым, отпадет необходимость в проведении собеседований, определении квалификации работника и т. д. Но никто не застрахован от сбоев в системе, которые на первоначальном этапе, вероятно, будут происходить регулярно. Поэтому процесс трудоустройства в некоторых случаях может затянуться.

Введение электронных трудовых книжек с 1 января 2018 года назрело уже давно, и ни для кого не стало сюрпризом. Пока до конца не определены механизмы перехода на новую систему, сроки завершения процедуры, а также то, как именно она станет функционировать. В Министерстве труда пеняют на успешный опыт Федеральной налоговой службы, которая хранит собственную базу данных в электронном виде. Раз уж одному ведомству удалось перейти на современные способы ведения делопроизводства, то и остальные смогут. Гражданам и работодателям остается надеяться, что грядущие перемены не заставят пожалеть о бумажных трудовых книжках.

О том, как в Астрахани готовятся к переходу на электронные трудовые книжки, смотрите в следующем видео:

Читайте также:

Комментировать
2 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector